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martes, 9 de junio de 2015

Auditoria de Software Por Microsoft En Chile ¿Que hacer?

    Me he decidido a escribir este articulo desde el prisma de orientar a quienes en algún momento podrían verse sometidos a una auditoria de Microsoft en Chile, esencialmente por sus software Office y Windows. Los que en realidad se llaman Microsoft Windows y Microsoft Office.

    Lo primero es que los encargados de área, jefes de informática o lideres de TI, desde ya pueden ir validando sus inventarios que es siempre lo que mas tiempo toma a la hora de una auditoria. Lo anterior, debido a que Microsoft utiliza el referente "maquinas en uso" para auditar y no ciclos de tiempo "computadores comprados los ultimos dos años", por ejemplo. De esto se desprende que lo que se esta usando es lo que debe acreditarse en cuanto su autenticidad y cumplimiento de los acuerdos de licenciamiento.

    El encargado de Informática o jefe de departamento es quien deberá informar de todo acto de incumplimiento en cuanto al licenciamiento, y directamente a la gerencia. Esto, a modo de consejo deberá ser informado por escrito, ya que cuando el jarrón se rompe siempre se buscara un culpable y seria muy triste ver afectado el empleo por algo así.

   Una buena practica siempre es comprar los PC o notebooks y ademas junto con el hardware comprar también la licencia de Office, Es mucho mas fácil para una mediana empresa pagar 330 dolares cada 2 o 3 meses al comprar un computador nuevo, a tener que comprar 3000 o 6000 dolares a fin de año o pagar una multa de 12 a 15 millones de pesos por incumplimientos en el licenciamiento. Para esto es primordial contar con el apoyo de la gerencia y que sea esta quien autorice los casos de quienes no estén en cumplimiento. Lo anterior ayudara muchísimo ya que pondrá el tema en la mesa, les aseguro que si  hablan con cifras en la mano, terminaran obligando a des-instalar lo que no corresponda, o comprando si es realmente necesario el software que se requiere.

  Es muy importante que a la hora de comprar equipos, siempre venga en la factura el detalle de lo que ese equipo trae sobre todo en el caso del sistema operativo Windows, si ha pasado mas de un año de la fecha de compra, ya no podrá pedir nota de crédito que modifique la glosa de esa factura que acredita la compra de la licencia y si el software que compro es OEM no habrá factura que respalde esta compra en forma fehaciente.

  Mantener una copia de la factura de cada equipo que se compro es esencial a la hora de realizar el inventario, ya que cuando se les haga una auditoria de parte de microsoft lo que se pedirá es eso, una copia de la factura de compra de cada equipo adquirido y de cada producto de ofimática comprado. navegar entre facturas del año 2009 en ninguna empresa seria gracia en el año 2015 y les aseguro que hay computadores con 6 o mas años funcionando en el parque de maquinas de su empresa. Por lo tanto, tener la copia a mano de la factura de compra donde aparezcan los Windows y Office hará que este tramite sea una mera validación de datos, para reportar a Microsoft en su auditoria.

   Esto es lo que les puedo colaborar por ahora: Recuerden que mas temprano que tarde Microsoft llega, y no se puede vivir con el alma en hilo esperando con la incertidumbre de que pasara o como me encontraran. Lo mejor es ser precavido y a los jefes de informática o departamentos estar empoderados en esta área del licenciamiento y ser drásticos, Ya que pagar una multa  y luego el licenciar correctamente (cosas que son separadas) son gastos que las empresas no siempre pueden afrontar. ¿Se imagina hacer quebrar su empresa por esto?

    Los encargados de Informática deben tener en consideraciones algunas cosas importantes, no solo frente a una auditoria si no en el día a día como las siguientes, que les ayudaran a discernir si están licenciado correctamente y respetando las leyes de propiedad intelectual:

Windows OEM

Para acreditar el licenciamiento Windows OEM la empresa debe acreditar las respectivas facturas de los computadores. En el caso de computadores que son de fabricantes Multinacionales (HP, Lenovo, Dell, etc.), debería especificarse el sistema operativo en el mismo detalle de la factura y adicionalmente, para versiones anteriores a Windows 8, debería estar adherido al computador un holograma llamado Certificado de Autenticidad (COA) que no es lenguaje carcelario por lo demás.
 Para el caso de computadores armados, también se debe acreditar su autenticidad a través de la factura y el COA (certificado de Autenticidad) pegado al PC.

 En todos los casos anteriores, la versión de Windows instalada debería ser la misma versión detallada en la factura, a excepción de las versiones sólo de Windows Profesionales que permiten Downgrade a dos versiones anteriores del producto.



Cualquier producto OEM, como servidores ROK o CAL de ROK Se requiere la factura y los hologramas.


Office OEM

 Office OEM: el Office OEM es un producto que viene pre instalado en las máquinas de los fabricantes Multinacionales y al igual que el Windows, debe estar detallado en la factura al momento de adquirir el PC.

El Office instalado en la máquina debe ser la misma versión que el Office detallado en la factura.
Office OEM NO tiene derechos de Downgrade, es decir, debe instalarse en el PC la versión adquirida y no tiene opción de instalar versiones anteriores.
 La Licencia de Office OEM queda ligada a la placa madre y a la vida útil del PC. No es transferible y muere con el PC.

Office OEM FPP o Caja

La originalidad del producto debe ser acreditada con la factura y la caja, ya que es una licencia al portador, que puede ser transferida a otro PC si es que hay un reemplazo de máquina.
Office FPP NO tiene derechos de Downgrade, es decir, debe instalarse en el PC la versión adquirida en la caja y no tiene opción de instalar versiones anteriores.

Upgrade de Windows 7 Profesional de 32X a (32 Bits) 64X (64 Bits)

¿Se puede? si se puede.... es legal? si efectivamente su equipo quedara bien licenciado... necesito comprar otro windows? No, no necesita comprar otro Windows.

Sume esta pregunta porque es muy comun, los equipos de esta generación son "upgradeables" y es muy común que el procesador soporte 32X y 64X por lo que comprar mas memoria y darles un aliento no es mala idea, el problema esta con el sistema operativo, pero como ven es perfectamente viable hacer upgrade desde Windows 7 profesional 32X bits a Windows 7 profesional de 64X.



Espero estas lineas les sean de ayuda y orientación como lo han sido para mi.



  

2 comentarios:

Anónimo dijo...

Si quiero dejar mis pcs con windows y office debo comprar licencias corporativas,??

Anónimo dijo...

si eres un usuario de empresa, si. si eres usuario de casa no es necesario.

Saludos.

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